Danas, kada je UX jako bitan kao deo izrade web sajta, menadžeri projekta se suočavaju sa velikim brojem aspekta kao što su resursi tima, raspored sastanaka i finansijsko planiranje na dnevnom nivou. Uloga projektnog menadžera u digitalnoj industriji se ne razlikuje mnogo od projektnog menadžera u drugim industrijama, štaviše može se reći da je odgovorniji i da direktno od menadžera projekta zavisi uspeh web projekta.
Postoji mnogo primera u kojima vrednost kompletnog posla raste srazmerno uspešnosti web projekta, bez dodatnih troškova ili utrošenog vremena.
Odgovornost UX tima je da savršeno rasporede i utroše svoje vreme i resurse na taj način da ceo proces izrade sajta funkcioniše neometano. Nažalost, nekad je ovo lakše reći nego uraditi.
Metod rigidnog vodopada
Kompanije traže kraći put, tako da se dešava da za izradu sajtova angažuju freelance dizajnere ili agenciju koja radi linearnijom metodom vodopada (waterfall method), menadžmenta projekta, čiji pristup podrazumeva nizak nivo saradnje na relaciji klijent / agenicija. U suštini, kako samo ime kaže, metod vodopada je jasan, beskompromisan, bez mnogo fleksibilnosti za klijente koji žele da vide dizajn, pre samog završetka projekta.
Ovaj pristup je jeftin, ali može da bude rizičan i potencijalno štetan za poslovanje, koji će imati minimalna ulaganja i investicije u procesu, mimo inicijalnih ulaganja i kratkih informacija koje obezbeđuju.
Fleksibilan / Agilni pristup
Agilni menadžment projekta (poznat kao Sprint Ciklus ili Scrum) je omiljen pristup u većini agencija za projektni menadžment i UX. Ovaj pristup podrazumeva interakciju između agencije i klijenta, rad na različitim stvarima u isto vreme, pospešujući regularnu komunikaciju između obe strane i brzo obezbeđivanje povratnih informacija. Prednost ovog procesa je ta što je klijent uključen u svaki korak , tako da taj princip dozvoljava obema stranama da budu proaktivne.
Vrednost Agilnog principa
Neminovno je da će digitalni projekti koštati više ukoliko ih sprovodi agencija koja usvaja agilni menadžment projekta, jer postoji veći nivo pažnje, rokovi su striktniji, a vreme koje je uloženo u web sajt i trud koji je uložen na postizanje optimalnih performansi web sajta su veći.
Kod ovog pristupa je komunikacija između dizajnera i projektnog tima brza. Ovaj pristup je bolji od onog u kome dizajneri ili agencije ne podnose nikakve izveštaje ili projektne planove klijentima, već samo rade na razvoju sajta. Te agencije će se prvo upustiti u izradu projekta, ispoštovaće rokove i to će adekvatno naplatiti. Kod agilnog principa se prvo analizira, osmisli projektni plan, konsultuje se klijent, pa se tek nakon toga sprovodi izrada projekta.
Kao i u većini drugih situacija “cilj bez plana je samo želja” i mnogi projketi se suočavaju sa rizikom većih troškova resursa, novca i vremena, prouzrokovanim popravljanjem problema sa sajtom i ponovnim vraćanjem na njih. Ova ponavljanja mogu biti bazirana na revizijama klijenta i na ponovnim rešavanjima tog problema na nedeljnoj bazi.
Loša strana ovog principa je ta što se prilikom proračuna troškova, inicijalno ne planiraju troškovi na popravke na sajtu koji nije adekvatno dizajniran i programiran. Veći rizik je angažovanje dodatnih agencija ili ljudi, za popravljanje grešaka na sajtu ili još gore redizajniranje kompletnog sajta, usled problema koji utiču na performanse sajta. Popravka problema na sajtu može često koštati dosta i ugroziti budžet celog projekta.
Jednom je renomirani konsultant Peter Drucker rekao:
“Ništa nije manje produktivno, nego efikasnost u kreiranju stvari koje nisu potrebne”
Kako agilni UX projektni planovi doprinose poslovanju
Sajtovi moraju da budu funkcionalni i user friendly kako bi imali visok korisnički rejting i samim tim opravdali investiciju. Da bi se ovo ostvarilo, plan projekta mora biti egzaktno definisan i izvršen. UX agencije moraju da misle više o samom procesu, a manje o samom ishodu. U tom slučaju je upravljanje projektima biti mnogo jače i efikasnije.
Ako pricamo iz iskustva, naši projekti su usmereni ka klijentima i njihovim potrebama i potrebama njihovih korisnika. Kada želite da dobijete sve potrebne informacije o korisnicima, potrebno je imati efikasnu komunikaciju, saradnički pristup i sposobnost upravljanju projekta.
Agilni projekti garantuju punu transparenciju
Budimo realni, projekat nije samo jednostran i nije baziran na sposobnosti agencije da isporuči finalni proizvod. Jako bitan deo je komunikacija sa klijentima, njihov feedback i informacije koje će biti od koristi za viši nivo projekta.
Projekti i projektni planovi bi morali uvek da budu usmereni ka klijentu i transparentni, a ne samo da uveravaju klijente o nivoima produktivnosti, već i da objasne klijentima da je finalni rezultat posledica proračunatog pristupa. Bitno je objasniti klijentu da nema ključnih elemenata koji su izostavljeni iz procesa.
Zaključak
Efektni projektni menadžment služi kao ohrabrenje za preduzeća koji imaju unapred definisane aktivnosti i rezultate dostavljene od strane UX tima. Inteligentan pristup projektu podrazumeva pametno i mudro investiranje novca. Vrednost projektnog menadžmenta se ne može zanemariti i uvek treba biti uključen u razgovore o projektu, od samog početka. Pružanje ovih informacija u ranim fazama će sigurno pomoći, a ne samo definisanje očekivanja. Jako je bitno kompanijama i preiznije prezentovati troškove u budžetu koji su vezani za web sajt.